玉溪师范学院会计电算化管理制度
2007-05-07 16:49:00   来源:    评论:0 点击:

第一章  总 则

 

为规范玉溪师范学院会计人员对会计核算软件的操作行为,保证会计电算化系统的安全运行和电算化会计档案资料的安全完整,根据财政部《会计电算化工作规范》和财政部、国家档案局《会计档案管理办法》,特制定玉溪师范学院会计电算化管理制度。

 

第二章  电算化操作管理制度

 

()计算机系统使用管理

1.系统管理员根据会计核算软件的要求,设置系统运行环境,做好会计软件运行前的系统测试和运行中的系统维护管理。

2.用于会计核算的计算机属专机专用,非指定人员不得使用,不得将专机作其它用途。

3.需要安装其他工具软件时,应由系统管理员组织实施,其他人员不得任意安装任何娱乐性运用软件。安装的工具软件不能与系统软件有冲突。

4.任何人员不得直接打开数据库文件随意增、删、改数据。

5.系统管理员要加强日常检查监督,定期对计算机系统进行检查维护。如发现不规范操作要及时予以纠正,并制定出有效措施,以防止同类事故重复发生。

6.服务器工作室禁止无关人员出入。建立服务器操作登记薄,记录操作人、操作内容、操作时间及监督人等内容。

(二)上机操作规程

1.系统管理员对网络权限、会计人员的岗位及账套操作权限进行分配和设定(包括人员及分工变动时的重新授权)

2.账套操作人员必须以真实姓名登记,并严格按所分配权限进行操作,任何人不得越权或以他人名字进行操作。

3.账套操作人员要对所分配权限设置操作密码,并妥当保存,注意严格保密。密码每个月(或泄露时)变更一次。专人专机由机主自设开机密码,按机设立故障登记簿。

4.操作过程中如发生故障,应及时通知系统管理员进行处理。

5.操作人员离机时,应按程序要求安全退出会计软件,以防他人越权操作。

6.操作人员必须严格按规定步骤开、关计算机和进、出会计核算软件系统。

(三)会计业务处理程序管理

1.要严格按照财政部《会计基础工作规范》的要求,进行账务处理。

2.副总会计师负责组织账务系统初始化工作。包括设置会计科目(包括各账套明细科目)、凭证类型、账簿格式、报表种类及格式、设定报表公式、输入初始数据、科学设置自动转账分录等初始化工作。会计核算科目的增减必须经副总会计师同意后方可进行增减。

3.凭证录入。凭证应由系统自动生成连续号,不允许重号、断号。会计根据审查合格的原始凭证按会计制度有关规定直接录入。具体要求:

1)原始凭证须经有关人员按规定权限严格审核,必须合法、合规,且经相关人员审核、签字,方可录入。

2)摘要内容要求完整、简明扼要、表述准确,必要时可建立标准摘要库。

3)科目使用正确(有明细科目的必须至最末一级)

4)借贷金额相等,且与原始凭证金额相符。

5)年终结账前,由会计主管负责自动转账凭证的操作。

4.审核、记账。机内凭证直接审核,具体要求:

l)由副总会计师审核记帐凭证或授权其他会计人员审核,会计依据审核无误的记账凭证、原始凭证及时记账并打印记账凭证,与原始凭证保存一处(打印凭证须有录入会计和审核人员的签章方为有效)。凭证按月分类装订成册。

2)一张凭证的录入与审核不得同为一人。审核记账会计不得兼任出纳工作。

3)当日录入的凭证,必须当日审核、当日记账。

4)对有错误的录入凭证,应分不同情况进行处理:若在审核签章前发现,由审核记帐会计交原录入会计进行更正;若在审核后、记账前发现的,由审核记帐会计取消签章后再交原录入会计进行更正;若在记账后发现的,要求录入会计以红字冲销,再作正确凭证。严禁打开数据库直接修改账目。

5)结账。月末确认所有凭证都已记账(年终包括自动转账凭证)后进行结账,打印科目汇总表(与凭证一起装订)。结账前对当月各类账务数据作好备份。

6)银行存款日记账要日清月结,每天打印账页(或满页打印)。月底按顺序装订成册。年末按月顺序装订。

7)“银行余额调节表”每月编制并打印。

8)年末,将全部账簿(总账及各种明细账)打印输出,分类装订成册。按《会计基础工作规范化》的要求,封面、扉页规范,填写、签章齐全。同时做好年度计算机电子数据备份。

5.会计报表。按照国家统一会计制度和相关要求,根据管理需要,在系统初始化时设定会计报表的种类、格式及编制公式。

1)对于设定好的报表公式进行修改的权限,只限于副总会计师。其他人不得越权修改报表公式。

2)按规定打印、装订月度、季度、年度会计报表及内部管理报表。装订时按《会计基础工作规范化》的要求,封面、封底齐全,报表经责任人审核签章、单位负责人签章后方为有效。

 

第三章  电算化系统维护管理制度

 

(一)系统维护管理

1.由系统管理员负责实施系统维护,包括:硬件、软件和数据维护。

2.建立维护监督机制,实行维护记录制度。为积累经验和明确责任,维护人员应对每次维护进行详细记录,内容包括:维护目的、维护措施、维护时间、维护人和监督人签字等。

4.重大项目的维护(如设备更新、扩充、修复和会计软件修改、升级及二次开发等),经主管财务的院领导批准后,由系统管理员会同软、硬件商家组织实施。实施前,实施者要制定保证数据安全的措施,做好相关文件和数据的备份。实施后,系统管理员会同副总会计师制定调试维护方案进行系统调试,以保证项目维护效果和系统正常运行。

()硬件维护管理

1.会计电算化网络应配备不间断电源。工作场地应配备必要的火警设施、消防器材,严禁烟火。

2.用于会计电算化的计算机实行专机专用。禁止无关人员使用;禁止做游戏,播放CDVCDDVD;禁止进入本系统以外的其他网络;禁止用于与本职岗位无关的其它用途。

3.操作人员应每天保持设备及环境的清洁整齐。在系统管理员的指导下,每周进行设备保养。

4.系统管理员每周全面检查一次硬件系统,做好检查记录,发现问题及时处理,以保证系统正常运行。

5.每月对计算机场地的安全进行检查,包括:电源、消防、报警、防鼠、防电磁波、防雷击、防静电等设备和措施,及时消除隐患。

(三)软件维护管理

1.任何人员不得擅自对系统文件进行删除或修改。会计软件操作人员不得对系统文件进行任何内容的操作。

2.系统管理员对软件系统进行全面维护,并作记录。

3.定期对系统进行病毒检查。

4.建立故障报告制度。系统运行或软件操作中发生故障,如属简单故障,由系统管理员现场解决;系统管理员无法解决的,由第一发现者和系统管理员进行故障登记,副总会计师会同制定处理方案(方案包括:故障分析、拟采取措施、保障数据安全防范措施等),联系软、硬件经销商一同解决。

()数据维护管理

1.对会计数据实行双备份。分为日备份、月备份、年备份。备份由系统管理员完成。每日下班前对账务数据进行日备份;每月末完成月备份;会计年度终了结账后完成年各份。月、年备份内容包括账务、报表和其它核算子系统的数据文件。双份备份应异地存放。

2.备份盘标识清楚,包括注明账套、时间、备份人。年度备份属档案资料,归档后应定期复制(视保存期而定)刻录成光盘保存。

3.健全必要的防治计算机病毒措施。在网络上安装防治病毒卡,实施开机检测病毒。防病毒软件要及时升级。严禁任何人员自带磁盘、光盘进入网络系统。会计软件操作人员一概不得在终端机上安装、使用任何磁盘、光盘。系统管理员实施维护时需使用磁盘或光盘时,必须首先对所用盘进行病毒检测。

 

第四章  电算化会计档案管理制度

 

(一)电算化会计档案的管理要求

1.电算化会计档案范围。包括:会计年度数据的备份盘;打印的书面会计凭证、会计账簿、会计报表(含公式);同期的操作系统、相关的应用程序软件及会计核算系统软件;操作人及密码、操作日志等其他会计资料。

2.书面会计档案资料。应符合财政部《会计基础工作规范》的要求,保存期限按《会计档案管理办法》的规定执行。

3.电算化会计档案电子资料。电算化会计档案中以电子存储介质保存的会计数据资料,其保管期限与《会计档案管理办法》中规定的书面资料一致。会计软件保管期截止该软件停止使用或有重大更改之后的5年。电子存储介质资料根据其保质期,定期复制。且应标识清楚,双份归档,分存不同地点。

()归档程序

1.打印输出会计资料的归档程序:

1)凭证。审核后的记账凭证及时打印,与原始凭证同存。月末按规定装订成册,每本首页为凭证汇总表,封面、封底及签章齐全。年终办理归档手续。

2)银行日记账。每日打印(或满页打印),按月编页码装订成册加盖封印,年终将各月的日记账顺序装订成册,办理归档手续。

3)总账(月度可以科目汇总表代替)。年末打印,年终分类顺序装订成册,办理归档手续。

4)明细分类账。年末打印,分类装订成册,办理归档手续。

5)会计报表。按统一会计制度和单位管理要求打印输出,经有关人员签章后生效。年末将月报表分类装订成册,办理归档手续。

6)账簿、凭证、报表的装订、签章、封面、账簿启用表等严格按《会计基础工作规范》的具体要求执行。

2.电子存储介质会计数据档案的归档程序:

会计年度终了,系统管理员将年度会计数据备份盘(刻录成光盘)或磁带详细标注,装盒或装套后移交档案室。

(三)会计档案的管理

1.学院计财处设立专人管理会计档案。档案管理员不得兼任出纳工作。

2.档案管理员对年度归档资料要严格进行全面检查,如封面栏目是否填写规范、资料是否完整、签章是否齐全等。对不符合要求的,返回重新整理,合格后再接受存档。

3.对于归档的会计资料,要按科学方法立卷存放。包括编卷号、做查阅索引目录、按编号顺序入柜等。

4.电算化会计档案管理要采取严格的安全措施。档案室要做到防火、防盗、防水、防鼠,电子存储介质资料要做到防磁、防震、防高温,书面打印资料要做到防尘、防潮、防虫、防霉。环境保持通风透光,空间适当(查阅需要)。重要资料实行双备份,一份存档案室,另一份异地存放(至少为不同建筑物)。电子存储介质资料应定期复制。

5.建立严格的档案查()阅制度。会计档案原则上不向外提供。经批准需借出档案室时,要填写借阅登记簿。借出的会计资料归还时,档案管理员必须认真检查,确认无损后方予注销借阅手续。电子存储介质资料,还应进行病毒检查。

6.加强会计档案的保密工作。任何人不得伪造、非法涂改变造会计资料,不得故意毁坏数据文件、账册、备份存储介质和装有会计数据的计算机系统。如有违犯,将给予必要的行政处分,情节严重者,将追究其刑事责任。

 

第五章  附 则

 

1、本制度由计财处负责解释和修订。

2、本制度自200711起执行,以前的《玉溪师专会计电算化管理制度》同时废止。

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